一个强大、独立且有效的董事会是我们管治架构的重要一环。董事会领导及向管理层提供彼等的见解、制定策略及按管理层之建议厘定风险偏好,并按议定业务目标监察业务进度。董事会透过风险管理及内部监控、内部及外聘审核,以及受托人及证监会之监察达致制约与平衡,从而监察管理层。
董事会现时有12名成员,包括2名执行董事(行政总裁及首席财务总监)、1名非执行董事,及9名独立非执行董事。
请按此参阅我们各董事的履历。
董事会成员多元化
董事会成员多元化不单仅围绕性别、种族或年龄,更同时涵盖与领展的长远成功相关且发挥关键作用的业务经验、技能、知识与专业经验。一个均衡及多元化的董事会可提供多角度的观点,有助于讨论和作出重要决策,并通过「集体思维」令意见持平。在提名委员会的协助下,董事会每年会检讨领展的董事会成员多元化政策并监察迈向多元化的进展。
请按此参阅董事会成员多元化政策。
高度独立性
独立非执行董事就管理层的建议作出有建设性的分析及重要判断,评核在达成业务目标方面的表现,以及监控风险及合规事宜。
董事会的12名现任成员当中有9名为独立非执行董事。我们的董事会及所有董事委员会均由独立非执行董事担任主席。财务及投资委员会与提名委员会中均以独立非执行董事占大多数。
管理人之企业管治政策特别规定:
- 独立非执行董事任期不得超过九年;
- 每位独立非执行董事仅可于上一次离任之三年后方可重新加入董事会;及
- 审核及风险管理委员会与薪酬委员会仅可由独立非执行董事组成。
独立非执行董事于获委任前、每年度及出现任何其他须重新考量的情况时,均须接受对其独立性进行评估。我们评估各独立非执行董事的独立性乃按照管理人之企业管治政策所载的独立性准则进行,该准则以上市规则的独立性指引为标准。在处理有关独立非执行董事独立性的事宜时,我们亦会参考主要投票顾问的投票建议/指引。
我们的董事会领导领展的企业策略及方针,并对业务及表现肩负整体责任。在董事委员会的协助下,董事会监督及监察管理层之表现、审查内部监控、风险管理及管治工作、批准主要财务及业务决策并检讨领展之整体表现。董事会之权力由管理人之组织章程细则及合规手册所规管。
独立非执行主席
- 领导董事会并确保其成效
- 维持公司信誉及形象
- 发展并领导策略事宜及企业管治
- 监督行政总裁的绩效管理
执行董事
- 根据经董事会议定的业务计划发展、推动并达成业务表现
- 与董事会主席合作制订领展的业务策略以推荐予董事会
- 监督管理团队,确保领展之营运符合既定策略、政策及监管规例
- 推动业务增长及发展
- 发展与政府、监管机构及投资者的关系
- 领导财务、资本管理、风险管理、商业及信息科技解决方案,以及工料测量职能
- 担任领展于中国大陆地区的区域领导,以监督各业务部门,包括资产管理部、 租赁及招商部、物业及停车场管理部、项目及运营部和市场营销部
- 协助行政总裁会见投资者及分析员,以阐述业务表现及营运业绩
非执行董事
独立非执行董事
- 透过董事会及董事委员会监督领展的事务
- 参与会议以就策略、政策、表现及标准事宜方面提供独立判断
- 牵头处理潜在利益冲突
- 评核有关管理层对达成既定企业目标及业务目标的表现
- 监察合规和申报事宜
董事会对企业管治肩负最终责任,但会将部分职能授权予合适的董事委员会执行,董事委员会所作出之决策及建议会定期向董事会汇报。
董事会由四个董事委员会于特定范畴提供协助,董事委员会成员均具备适当之专业技能及经验,以履行于其范畴所需的职能。
董事会向董事委员会授权执行指定职能,并将日常营运授权予由行政总裁所带领之管理团队执行,惟以下对领展起关键作用的事项则特别保留予董事会作全体审议:
- 审议领展的企业管治政策、董事会多元化政策、基金单位持有人通讯政策、董事会可取得独立观点的政策以及气候相关事;
- 审议领展的目的策略、抱负、使命及信念、价值并确保其与领展的文化一致,以及策略方针宜;
- 就组织章程细则或信托契约条文之任何更改向基金单位持有人作出推荐意见;
- 批准中期及末期分派、中期报告及年报以及财务报表、环境、社会及管治报告、致基金单位持有人通函、会计政策之任何重大变动,以及委任及罢免外聘核数师及核数师费用;
- 批准库务及资本管理政策、发行或回购基金单位、收购或出售资产,以及物业发展及相关活动;
- 委任或罢免行政总裁及任何其他董事以及公司秘书;
- 批准董事酬金、董事及高级职员责任保险,以及人事政策;
- 监控合规事宜、检讨内部监控程序与风险管理框架,以及批准任何会对领展之财务状况、负债、未来策略或声誉构成重大影响之事项;及
- 向董事委员会授予权力和职权。
经由董事会
董事会可(根据提名委员会之建议):
- 于任何时间委任任何愿意出任为董事之人士担任董事之职,或填补临时空缺或作为现有董事会之新增成员(惟受限于最多为14名董事会成员);及
- 罢免任何董事,及在该情况下,董事会须向有关在任董事发出经其他董事全体签署之罢免通知。
董事须就其本身之重新委任放弃投票。
经由基金单位持有人
基金单位持有人亦可通过普通决议案委任、重新委任或罢免任何董事:
- 两名或以上合共持有不少于10% 已发行基金单位之登记基金单位持有人可向管理人发出书面要求,而管理人须就此召开基金单位持有人大会,藉以处理所提呈有关委任、重新委任或罢免董事之普通决议案。
- 倘提名委员会建议支持提呈之决议案,则相关基金单位持有人大会之有效法定人数将为两名(或以上)合共持有不少于10% 已发行基金单位之登记基金单位持有人;否则,相关基金单位持有人大会之有效法定人数将为两名(或以上)合共持有不少于25% 已发行基金单位之登记基金单位持有人。
待该普通决议案获通过后,受托人及管理人须采取一切必要行动,以落实有关董事之委任、重新委任或罢免。
根据组织章程细则退任
管理人之组织章程细则规定:
- 任何由董事会委任之董事须于下届基金单位持有人周年大会上退任,惟合资格并可膺选连任(而该名董事在确定于有关周年大会上须轮值退任之董事人数时不予计算);及
- 三分之一的非执行董事/独立非执行董事须于每届周年大会上轮值退任并膺选连任。
管理人之企业管治政策进一步规定三分之一的独立非执行董事须于每届周年大会上轮值退任。
管理人认为保持业务的持续性及高级管理层的稳定性更能使领展长远获益,故执行董事毋须于周年大会上轮值退任。我们的董事会以独立非执行董事占绝大多数,彼等可行使集体权力(而基金单位持有人于信托契约下亦拥有相同权力)罢免顽拗的执行董事,从而抗衡职权过大的风险。
有效的风险管理及内部监控有助我们的发展更为优质和稳固
董事会负责维持及评估风险管理及内部监控制度的成效,以及衡量实现策略目标所愿意承担的重大风险性质及程度。
管理层在董事会带领下制定程序并执行监控制度,以防资产被擅自挪用或出售、妥善保存会计记录和确保业务使用或向外公布的财务资料恰当可靠,并确保遵守影响领展业务、经营及事务的法律及法规。有关程序仅提供合理保证,不能绝对确保不会出现重大错误陈述、错误、遗漏或诈骗行为。
三道防线防御系统
我们的风险管理程序建基于三道防线防御系统,以便董事会有效考虑监控事宜。董事会透过审核及风险管理委员会定期收取风险管理及内部审核部门报告。
第1道防线-内部监控及营运管理
日常营运所包含的规管及风险管理监控程序订有明确政策及程序,并定期检讨以确保有效。每个主要部门均设有一套相关的营运守则及程序,以确保管理层遵守既定监控框架。雇员亦接受全面培训,确保了解监控及规管规定。
第2道防线-风险管理及规管
风险管理及规管部门负责监察既定企业风险管理框架是否有效,提供指引给各业务部门以执行风险管理程序,协助管理层评估已知及潜在风险,从而设立相关的内部监控措施。倘若在各部门发现任何违规行为,均会呈报风险管理及规管团队,以便适时采取整改行动。
第3道防线-内部审核
内部审核部门就业务监控系统是否充分向审核及风险管理委员会提供独立及客观的保证,亦会根据经审核及风险管理委员会批准的年度审核计划独立审阅主要业务流程及监控措施。内部审核部门定期向委员会汇报,并与委员会主席举行定期会议。内部审核部门所提出的主要发现和改善建议及落实进度会透过审核及风险管理委员会定期向董事会报告。管理人亦订有举报政策,以尽早发现潜在的不当行为并提呈管理层及审核及风险管理委员会关注。外聘核数师亦会报告审核过程中所发现的任何监控问题。
角色与职责
董事会肩负领展企业风险管理框架的整体责任,负责厘定风险的性质及对业务的影响,并确保设有合适的对应策略以减低相关的风险。审核及风险管理委员会和管理层负责监察风险纾缓措施及外部影响,并确保风险管理程序有效。此举能够确保合适的管治及政策决定能下行至全公司,而资源亦能被有效分配。
保持透明度是良好企业管治的主要元素
与基金单位持有人及其他持份者保持沟通
与基金单位持有人及其他持份者保持沟通为领展企业管治架构之重要一环。我们积极透过各种有效渠道与基金单位持有人及其他持份者沟通,以阐述领展的业务目标及发展进程,并收集彼等的意见及建议。
执行董事与投资者关系团队定期与机构投资者及分析员举行会议,并出席由投资机构举办的活动。董事会定期收取管理层提交的投资者关系工作报告,内容载有与机构投资者、机构及散户证券经纪商以及债务投资者进行会议所收集的回馈意见、分析员的预测、研究报告的资料,及领展基金单位价格的表现数据。管理层亦定期于董事会会议向董事会汇报投资者的回馈意见及资本市场的发展。
我们亦积极参与媒体及社区关注组织的活动,以阐述领展的活动及收集彼等的意见。
请按此参阅基金单位持有人通讯政策。
申报及透明度
领展一直保持高透明度,并于适当时向基金单位持有人提供领展的资料及发展以便彼等充分了解领展的状况:
- 于财政年度/期间结束后三个月内刊发中期报告及年报,以及于主要报章内刊发业绩摘要以扩大消息发布范围;
- 根据房地产投资信托基金守则、上市规则及/或证监会规定或在董事会认为恰当且自愿的情况下就重要资料或发展刊发公告及(如需要)通函;及
- 领展之中期报告及年报可于公司网站(Linkreit.com)查阅。
基金单位持有人大会
信托契约规定领展须每年举行一次基金单位持有人周年大会,而信托契约及房地产投资信托基金守则亦规定领展须在若干特定情况下举行基金单位持有人之其他(或特别)大会。
以下人士可召开基金单位持有人大会:
- 受托人;或
- 管理人;或
- 不少于两名合共登记持有不少于10%已发行基金单位之基金单位持有人,彼等可向管理人发出书面请求,要求管理人召开基金单位持有人大会并于大会上提呈决议案以供考虑。
召开周年大会或其他基金单位持有人大会的通告将根据信托契约、房地产投资信托基金守则及上市规则的规定寄发予基金单位持有人。一般而言,两名或以上合共登记持有不少于10%已发行基金单位的基金单位持有人亲身或委派代表出席,即达到基金单位持有人大会处理事项所需之法定人数,惟就通过特别决议案而言,有关基金单位持有人须持有不少于25%已发行基金单位方达到大会所需之法定人数。
根据房地产投资信托基金守则及信托契约,任何于基金单位持有人大会上提呈的决议案均须以投票方式表决,惟(在信托契约准许及获证监会授出豁免的情况下)大会主席可基于诚信原则决定容许纯粹关于程序及行政事项的决议案以举手方式表决,惟前提是该事项(i)并无载于大会议程或任何致基金单位持有人的补充通函内;及(ii)涉及大会主席履行维持大会秩序及/或容许大会事务妥善有效地处理的职责,且容许所有基金单位持有人有合理机会表达意见。
基金单位持有人可提呈有关委任、重新委任或罢免董事之建议。有关基金单位持有人提出该建议之程序详情,请参阅企业管治架构「董事之委任、罢免及重新委任-经由基金单位持有人」一段。
须经由特别决议案决定之事项
根据信托契约,下列各事项须经由基金单位持有人以特别决议案方式给予特定批准:
- 从领展资产中出售任何自收购日期起计不足两年(或倘为从事物业发展及相关活动,则自该物业发展及相关活动完成日期起计不足两年)之房地产;
- 受托人出售管理人全部或任何已发行股本;
- 在信托契约未有订明的情况下提高受托人费用的比率上限或变更受托人费用架构;
- 信托契约之任何修订、更改或增订,惟信托契约所指明的若干情况除外;
- 领展终止业务或进行合并;及
- 于若干情况下罢免受托人。